এক্সেল

পিভট টেবিল টিপস

Pivot Table Tips

ওভারভিউ | কেন পিভট? | টিপস | উদাহরণ | প্রশিক্ষণ

পিভট টেবিল হল একটি রিপোর্টিং ইঞ্জিন যা এক্সেলে তৈরি করা হয়। এগুলি ডেটা বিশ্লেষণের জন্য এক্সেলের সেরা একক সরঞ্জাম সূত্র ছাড়া । আপনি প্রায় এক মিনিটের মধ্যে একটি মৌলিক পিভট টেবিল তৈরি করতে পারেন এবং ইন্টারেক্টিভভাবে আপনার ডেটা অন্বেষণ শুরু করতে পারেন। এই নমনীয় এবং শক্তিশালী সরঞ্জাম থেকে সর্বাধিক পাওয়ার জন্য নীচে 20 টিরও বেশি টিপস রয়েছে।



1. আপনি প্রায় এক মিনিটের মধ্যে একটি পিভট টেবিল তৈরি করতে পারেন

অনেকে মনে করেন একটি পিভট টেবিল তৈরি করা জটিল এবং সময়সাপেক্ষ, কিন্তু এটি কেবল সত্য নয়। ম্যানুয়ালি একটি সমতুল্য প্রতিবেদন তৈরি করতে আপনার যে সময় লাগবে তার তুলনায়, পিভট টেবিলগুলি অবিশ্বাস্যভাবে দ্রুত। আপনার যদি সুসংগঠিত উত্স ডেটা থাকে তবে আপনি এক মিনিটেরও কম সময়ে একটি পিভট টেবিল তৈরি করতে পারেন। সোর্স ডেটার যেকোনো সেল নির্বাচন করে শুরু করুন:

কাঁচা তথ্য (চকলেট বিক্রয়), একটি পিভট টেবিলের জন্য প্রস্তুত
উদাহরণ সোর্স ডেটা





পরবর্তী, এই চারটি ধাপ অনুসরণ করুন:

  1. রিবনের সন্নিবেশ ট্যাবে, পিভটটেবল বোতামটি ক্লিক করুন
  2. পিভটটেবল তৈরি করুন ডায়ালগ বক্সে, ডেটা চেক করুন এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন
  3. সারি লেবেল এলাকায় একটি 'লেবেল' ক্ষেত্র টেনে আনুন (যেমন গ্রাহক)
  4. মান এলাকায় একটি সংখ্যাসূচক ক্ষেত্র টেনে আনুন (উদা sales বিক্রয়)

একটি দ্রুত এক্সেল পিভট টেবিল যা চকলেট বিক্রয় দেখায়
প্রায় 30 সেকেন্ডের মধ্যে একটি মৌলিক পিভট টেবিল



উপরের পিভট টেবিলটি পণ্য দ্বারা মোট বিক্রয় দেখায়, কিন্তু আপনি অঞ্চল অনুযায়ী, বিভাগ দ্বারা, মাস অনুসারে মোট বিক্রয় দেখাতে সহজেই ক্ষেত্রগুলিকে পুনর্বিন্যাস করতে পারেন। দ্রুত প্রদর্শনের জন্য নীচের ভিডিওটি দেখুন:

ভিডিও: কীভাবে দ্রুত একটি পিভট টেবিল তৈরি করবেন

2. আপনার সোর্স ডেটা পরিষ্কার করুন

রাস্তার নিচে সমস্যাগুলি কমাতে, আপনার ডেটা ভাল আকারে আছে তা নিশ্চিত করুন। সোর্স ডেটার কোন ফাঁকা সারি বা কলাম থাকতে হবে, এবং কোন সাবটোটাল থাকবে না। প্রতিটি কলামের একটি অনন্য নাম থাকতে হবে (শুধুমাত্র এক সারিতে) এবং ডেটাতে প্রতিটি সারি/রেকর্ডের জন্য একটি ক্ষেত্র উপস্থাপন করুন:

এক্সেল থেকে # রেফ এর অর্থ কী?

একটি পিভট টেবিলের জন্য নিখুঁত ডেটা!
একটি পিভট টেবিলের জন্য নিখুঁত ডেটা!

আপনার মাঝে মাঝে অনুপস্থিত ডেটা যোগ করার প্রয়োজন হতে পারে। টিপসের জন্য এই ভিডিওটি দেখুন:

ভিডিও: কীভাবে দ্রুত হারিয়ে যাওয়া ডেটা পূরণ করবেন

3. প্রথমে ডেটা গণনা করুন

যখন আপনি প্রথমে একটি পিভট টেবিল তৈরি করেন, তখন পিভট টেবিলটি আপনার প্রত্যাশা অনুযায়ী ডেটা প্রক্রিয়া করছে কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য প্রথমে একটি সাধারণ গণনা তৈরি করতে এটি ব্যবহার করুন। এটি করার জন্য, কেবল যেকোনো যোগ করুন টেক্সট ক্ষেত্রের একটি মান ক্ষেত্র হিসাবে। আপনি একটি খুব ছোট পিভট টেবিল দেখতে পাবেন যা মোট রেকর্ড গণনা প্রদর্শন করে, অর্থাৎ আপনার ডেটার মোট সারির সংখ্যা। যদি এই সংখ্যাটি আপনার কাছে বোধগম্য হয়, আপনি যেতে ভাল। যদি সংখ্যাটি আপনার কাছে বোধগম্য না হয় তবে এটি সম্ভব যে পিভট টেবিলটি সঠিকভাবে ডেটা পড়ছে না বা ডেটা সঠিকভাবে সংজ্ঞায়িত করা হয়নি।

300 প্রথম নাম মানে আমাদের 300 কর্মচারী আছে। চেক করুন।
300 প্রথম নাম মানে আমাদের 300 কর্মচারী আছে। চেক করুন।

4. আপনি নির্মাণ করার আগে পরিকল্পনা করুন

যদিও এটি একটি পিভট টেবিলের চারপাশে ক্ষেত্রগুলি টেনে আনতে অনেক মজাদার, এবং এক্সেলকে ডেটার আরেকটি অস্বাভাবিক উপস্থাপনা দেখছে, আপনি নিজেকে খুব সহজেই অনেকগুলি অনুৎপাদনশীল খরগোশের গর্তের নিচে যেতে পারেন। এক ঘন্টা পরে, এটা আর এত মজা নয়। আপনি নির্মাণ শুরু করার আগে, আপনি যা পরিমাপ বা বোঝার চেষ্টা করছেন তা লিখুন এবং একটি নোটপ্যাডে কয়েকটি সহজ প্রতিবেদন স্কেচ করুন। এই সহজ নোটগুলি আপনার সুবিধার্থে আপনার বিপুল সংখ্যক পছন্দের মাধ্যমে আপনাকে গাইড করতে সহায়তা করবে। জিনিসগুলিকে সহজ রাখুন এবং আপনার যেসব প্রশ্নের উত্তর দিতে হবে তার উপর মনোযোগ দিন।

5. একটি 'গতিশীল পরিসীমা' তৈরি করতে আপনার ডেটার জন্য একটি টেবিল ব্যবহার করুন

আপনি যদি আপনার পিভট টেবিলের সোর্স ডেটার জন্য একটি এক্সেল টেবিল ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি খুব সুন্দর সুবিধা পাবেন: আপনার ডেটা পরিসীমা 'গতিশীল' হয়ে যায়। একটি গতিশীল পরিসীমা স্বয়ংক্রিয়ভাবে টেবিলটি প্রসারিত এবং সঙ্কুচিত করবে যখন আপনি ডেটা যোগ বা অপসারণ করবেন, তাই চিন্তা করতে হবে না যে পিভট টেবিলে সর্বশেষ তথ্য অনুপস্থিত। যখন আপনি আপনার পিভট টেবিলের জন্য একটি টেবিল ব্যবহার করেন, তখন পিভট টেবিল সর্বদা আপনার ডেটার সাথে সিঙ্ক হবে।

আপনার পিভট টেবিলের জন্য একটি টেবিল ব্যবহার করতে:

  1. ডেটার যেকোনো সেল নির্বাচন করুন একটি টেবিল তৈরি করতে কীবোর্ড শর্টকাট Ctrl-T ব্যবহার করুন
  2. PivotTable বাটনের সাথে সারসংক্ষেপ ক্লিক করুন (TableTools> Design)
  3. আপনার পিভট টেবিলটি স্বাভাবিকভাবে তৈরি করুন
  4. লাভ: আপনার টেবিলে যোগ করা ডেটা রিফ্রেশ করার সময় স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার পিভট টেবিলে উপস্থিত হবে

ভিডিও: আপনার পরবর্তী পিভট টেবিলের জন্য একটি টেবিল ব্যবহার করুন

(Ctrl-T) ব্যবহার করে ডেটা থেকে একটি সাধারণ টেবিল তৈরি করা
(Ctrl-T) ব্যবহার করে ডেটা থেকে একটি সাধারণ টেবিল তৈরি করা

এখন আমাদের একটি টেবিল আছে, আমরা PivotTable এর সাথে Summarize ব্যবহার করতে পারি
এখন আমাদের একটি টেবিল আছে, আমরা একটি পিভট টেবিলের সাথে সংক্ষিপ্ত ব্যবহার করতে পারি

তবুও অনুপ্রেরণার প্রয়োজন কেন আপনার পিভট টেবিল শিখতে হবে? দেখা আমার ব্যক্তিগত গল্প ।

6. জিনিস গণনা করার জন্য একটি পিভট টেবিল ব্যবহার করুন

ডিফল্টরূপে, একটি পিভট টেবিল যেকোন পাঠ্য ক্ষেত্র গণনা করবে। অনেক সাধারণ ব্যবসায়িক পরিস্থিতিতে এটি একটি সত্যিই সুবিধাজনক বৈশিষ্ট্য হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, ধরুন আপনার কর্মীদের একটি তালিকা আছে এবং বিভাগ দ্বারা একটি গণনা পেতে চান? বিভাগ দ্বারা একটি ব্রেকডাউন পেতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:

  1. সাধারণত একটি পিভট টেবিল তৈরি করুন
  2. একটি সারি লেবেল হিসাবে বিভাগ যোগ করুন
  3. একটি মান হিসাবে কর্মচারী নাম ক্ষেত্র যোগ করুন
  4. পিভট টেবিল বিভাগ দ্বারা কর্মচারীর সংখ্যা প্রদর্শন করবে

বিভাগ দ্বারা কর্মচারী বিভাজন
বিভাগ দ্বারা কর্মচারী বিভাজন

7. শতাংশ হিসাবে মোট দেখান

অনেক পিভট টেবিলে, আপনি গণনার পরিবর্তে শতাংশ দেখাতে চান। উদাহরণস্বরূপ, সম্ভবত আপনি পণ্য দ্বারা বিক্রয়ের একটি ভাঙ্গন দেখাতে চান। কিন্তু, প্রতিটি পণ্যের মোট বিক্রয় দেখানোর পরিবর্তে, আপনি মোট বিক্রির শতাংশ হিসাবে বিক্রয় দেখাতে চান। আপনার ডেটাতে সেলস নামে একটি ক্ষেত্র আছে বলে ধরে নিন, শুধু এই ধাপগুলি অনুসরণ করুন:

  1. সারি লেবেল হিসাবে পিভট টেবিলে পণ্য যুক্ত করুন
  2. একটি মান হিসাবে পিভট টেবিলে বিক্রয় যোগ করুন
  3. বিক্রয় ক্ষেত্রে ডান-ক্লিক করুন, এবং 'দেখান মানগুলি' থেকে 'মোট মোটের%' সেট করুন

কিভাবে একই সময়ে মোট বিক্রয় এবং বিক্রয়কে মোটের শতাংশ হিসাবে দেখানো যায় তা জানতে 'একটি পিভট টেবিলে একাধিকবার একটি ক্ষেত্র যুক্ত করুন' নীচের টিপটি দেখুন।

মান প্রদর্শনকে মোটের % এ পরিবর্তন করা হচ্ছে
মান প্রদর্শনকে মোটের % এ পরিবর্তন করা হচ্ছে

কর্মীদের যোগফল মোট % হিসাবে প্রদর্শিত
কর্মীদের যোগফল মোট % হিসাবে প্রদর্শিত

8. অনন্য মানের একটি তালিকা তৈরি করতে একটি পিভট টেবিল ব্যবহার করুন

কারণ পিভট টেবিলগুলি ডেটা সংক্ষিপ্ত করে, সেগুলি একটি ক্ষেত্রে অনন্য মান খুঁজে পেতে ব্যবহার করা যেতে পারে। এটি একটি ক্ষেত্রের মধ্যে উপস্থিত সমস্ত মানগুলি দ্রুত দেখতে এবং টাইপো এবং অন্যান্য অসঙ্গতিগুলি খুঁজে পাওয়ার একটি ভাল উপায়। উদাহরণস্বরূপ, ধরুন আপনার বিক্রির তথ্য আছে এবং আপনি বিক্রি হওয়া প্রতিটি পণ্যের একটি তালিকা দেখতে চান। পণ্যের তালিকা তৈরি করতে:

  1. সাধারণত একটি পিভট টেবিল তৈরি করুন
  2. একটি সারি লেবেল হিসাবে পণ্য যোগ করুন
  3. একটি মান হিসাবে অন্য কোন পাঠ্য ক্ষেত্র (বিভাগ, গ্রাহক, ইত্যাদি) যোগ করুন
  4. পিভট টেবিল বিক্রির তথ্য প্রদর্শিত সমস্ত পণ্যের একটি তালিকা দেখাবে

ডেটাতে প্রদর্শিত প্রতিটি পণ্য তালিকাভুক্ত (একটি টাইপো সহ)
ডেটাতে প্রদর্শিত প্রতিটি পণ্য তালিকাভুক্ত (একটি টাইপো সহ)

পিভট টেবিল ভিডিও প্রশিক্ষণ - দ্রুত, পরিষ্কার এবং বিন্দুতে

9. একটি স্বয়ংসম্পূর্ণ পিভট টেবিল তৈরি করুন

যখন আপনি একই ওয়ার্কশীটের ডেটা থেকে একটি পিভট টেবিল তৈরি করেছেন, আপনি যদি চান তবে ডেটাটি সরিয়ে ফেলতে পারেন এবং পিভট টেবিলটি স্বাভাবিকভাবে চলতে থাকবে। এর কারণ হল একটি পিভট টেবিলে a পিভট লুকানো এতে পিভট টেবিল তৈরিতে ব্যবহৃত ডেটার সঠিক ডুপ্লিকেট রয়েছে।

  1. ক্যাশে আপ টু ডেট আছে তা নিশ্চিত করতে পিভট টেবিল রিফ্রেশ করুন (পিভটটেবল টুলস> রিফ্রেশ)
  2. ডেটা আছে এমন ওয়ার্কশীট মুছে দিন
  3. আপনার পিভট টেবিলটি স্বাভাবিকভাবে ব্যবহার করুন

ভিডিও: কীভাবে একটি স্বয়ংসম্পূর্ণ পিভট টেবিল তৈরি করবেন

10. একটি পিভট টেবিল ম্যানুয়ালি গ্রুপ করুন

যদিও পিভট টেবিলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনেক উপায়ে ডেটা গোষ্ঠীভুক্ত করে, আপনি আইটেমগুলিকে ম্যানুয়ালি আপনার নিজস্ব কাস্টম গ্রুপে গ্রুপ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, ধরুন আপনার একটি পিভট টেবিল আছে যা বিভাগ দ্বারা কর্মচারীদের বিভাজন দেখায়। ধরুন আপনি ইঞ্জিনিয়ারিং, পরিপূর্ণতা, এবং সাপোর্ট বিভাগগুলিকে গ্রুপ 1, এবং সেলস এবং মার্কেটিংকে গ্রুপ 2 এ গ্রুপ করতে চান। পিভট টেবিলকে অ্যাডহক গ্রুপে গ্রুপ করতে, গ্রুপ 1 এবং গ্রুপ 2:

  1. প্রথম গ্রুপের প্রতিটি আইটেম নির্বাচন করতে কন্ট্রোল-ক্লিক করুন
  2. একটি আইটেমের ডান ক্লিক করুন এবং মেনু থেকে গ্রুপ নির্বাচন করুন
  3. এক্সেল একটি নতুন গ্রুপ তৈরি করে, 'গ্রুপ 1'
  4. কলাম বি -তে মার্কেটিং এবং বিক্রয় নির্বাচন করুন এবং উপরের মত গ্রুপ করুন
  5. এক্সেল আরেকটি গ্রুপ তৈরি করে, 'গ্রুপ 2'

ম্যানুয়ালি গ্রুপ করা শুরু
ম্যানুয়ালি গ্রুপ করা শুরু

ম্যানুয়াল গ্রুপিংয়ের মাধ্যমে অর্ধেক পথ - গ্রুপ 1 সম্পন্ন হয়েছে
ম্যানুয়াল গ্রুপিংয়ের মাধ্যমে অর্ধেক পথ - গ্রুপ 1 সম্পন্ন হয়েছে

ম্যানুয়ালি গ্রুপিং শেষ
ম্যানুয়ালি গ্রুপিং শেষ

11. পরিসরের মধ্যে সংখ্যাসূচক ডেটা গ্রুপ করুন

প্রতিটি পিভট টেবিলে সবচেয়ে আকর্ষণীয় এবং শক্তিশালী বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি হল পরিসংখ্যানগত ডেটাগুলিকে রেঞ্জ বা বালতিতে গ্রুপ করার ক্ষমতা। উদাহরণস্বরূপ, ধরুন আপনার কাছে ভোটের ফলাফলের একটি তালিকা রয়েছে যার মধ্যে ভোটারের বয়স রয়েছে এবং আপনি বয়সের ভিত্তিতে ফলাফল সংক্ষিপ্ত করতে চান:

  1. সাধারণত আপনার পিভট টেবিল তৈরি করুন
  2. একটি সারি লেবেল হিসাবে বয়স যোগ করুন, একটি কলাম লেবেল হিসাবে ভোট দিন, এবং একটি মান হিসাবে নাম
  3. বয়স ক্ষেত্রের যেকোনো মানের ডান ক্লিক করুন এবং গ্রুপ নির্বাচন করুন
  4. 'দ্বারা:' ইনপুট এলাকায় অন্তর হিসাবে 10 লিখুন
  5. যখন আপনি ওকে ক্লিক করেন, আপনি বয়সের ভিত্তিতে ভোটের ডেটা 10 বছরের বালতিতে দেখতে পাবেন

ভিডিও: বয়সের সীমা অনুসারে কীভাবে একটি পিভট টেবিল গ্রুপ করা যায়

ভোটের ফলাফলের উৎস তথ্য
ভোটের ফলাফলের উৎস তথ্য

বয়সের ক্ষেত্রকে 10 বছরের বালতিতে ভাগ করা
বয়সের ক্ষেত্রকে 10 বছরের বালতিতে ভাগ করা

বয়সসীমা অনুসারে গোষ্ঠীভিত্তিক ভোটের ফলাফল
বয়সসীমা অনুসারে গোষ্ঠীভিত্তিক ভোটের ফলাফল

12. ভাল পঠনযোগ্যতার জন্য ক্ষেত্রগুলির নাম পরিবর্তন করুন

যখন আপনি একটি পিভট টেবিলে ক্ষেত্র যোগ করেন, তখন পিভট টেবিলটি সোর্স ডেটাতে প্রদর্শিত নাম প্রদর্শন করবে। মূল্য ক্ষেত্রের নামগুলি 'যোগফল' বা 'গণনা' দিয়ে উপস্থিত হবে যখন সেগুলি একটি পিভট টেবিলে যুক্ত করা হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বিক্রয়ের সমষ্টি, অঞ্চলের গণনা ইত্যাদি দেখতে পাবেন। যাইহোক, আপনি কেবল নিজের সাথে এই নামটি ওভাররাইট করতে পারেন। আপনি যে ক্ষেত্রটি পুন reনামকরণ করতে চান তা নির্বাচন করুন এবং একটি নতুন নাম লিখুন।

আসল নামের উপর টাইপ করে একটি ক্ষেত্রের নাম পরিবর্তন করুন
আসল নামের উপর টাইপ করে একটি ক্ষেত্রের নাম পরিবর্তন করুন

13. এক্সেল অভিযোগ করলে ক্ষেত্রের নামগুলিতে একটি স্থান যুক্ত করুন

যখন আপনি ক্ষেত্রগুলির নাম পরিবর্তন করার চেষ্টা করেন, আপনি যদি ঠিক একই ক্ষেত্রের নামটি ডেটাতে প্রদর্শিত করার চেষ্টা করেন তবে আপনি একটি সমস্যায় পড়তে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, ধরুন আপনার সোর্স ডেটাতে সেলস নামে একটি ক্ষেত্র আছে। একটি মান ক্ষেত্র হিসাবে, এটি হিসাবে প্রদর্শিত হয় বিক্রয়ের সমষ্টি , কিন্তু (সংবেদনশীলভাবে) আপনি এটা বলতে চান বিক্রয় । যাইহোক, যখন আপনি বিক্রয় ব্যবহার করার চেষ্টা করেন, এক্সেল অভিযোগ করে যে ক্ষেত্রটি ইতিমধ্যেই বিদ্যমান, এবং একটি 'পিভটটেবল ক্ষেত্রের নাম ইতিমধ্যে বিদ্যমান' ত্রুটি বার্তা ছুঁড়েছে।

এক্সেল করে না
এক্সেল আপনার নতুন ক্ষেত্রের নাম পছন্দ করে না

একটি সহজ সমাধান হিসাবে, আপনার নতুন ক্ষেত্রের নামের শেষে একটি স্থান যোগ করুন। আপনি একটি পার্থক্য দেখতে পাচ্ছেন না, এবং এক্সেল অভিযোগ করবে না।

নামের একটি স্থান যোগ করলে সমস্যা এড়ায়
নামের একটি স্থান যোগ করলে সমস্যা এড়ায়

14. একটি পিভট টেবিলে একাধিকবার একটি ক্ষেত্র যুক্ত করুন

এমন অনেক পরিস্থিতি আছে যখন একই ক্ষেত্রটিকে একটি পিভট টেবিলে একাধিকবার যুক্ত করা বোধগম্য হয়। এটি অদ্ভুত মনে হতে পারে, কিন্তু আপনি প্রকৃতপক্ষে একই ক্ষেত্রটিকে একটি পিভট টেবিলে একাধিকবার যুক্ত করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ ধরুন আপনার একটি পিভট টেবিল আছে যা বিভাগ দ্বারা কর্মীদের সংখ্যা দেখায়।

গণনা জরিমানা কাজ করে, কিন্তু আপনি মোট কর্মীদের শতাংশ হিসাবে গণনা প্রদর্শন করতে চান। এই ক্ষেত্রে, সহজ সমাধান হল একই ক্ষেত্রকে একটি মান ক্ষেত্র হিসাবে দুবার যুক্ত করা:

  1. মান এলাকায় একটি পাঠ্য ক্ষেত্র যুক্ত করুন (উদা First নাম, নাম ইত্যাদি)
  2. ডিফল্টরূপে, আপনি পাঠ্য ক্ষেত্রগুলির জন্য একটি গণনা পাবেন
  3. মান এলাকায় আবার একই ক্ষেত্র যুক্ত করুন
  4. দ্বিতীয় দৃষ্টান্তটিতে ডান-ক্লিক করুন, এবং 'মোট মোটের%' হিসাবে মান প্রদর্শন করুন
  5. উভয় ক্ষেত্রের নাম পরিবর্তন করুন যেমন আপনি চান

মোট শতাংশ দেখানোর জন্য একটি ক্ষেত্র সেট করা
মোট শতাংশ দেখানোর জন্য একটি ক্ষেত্র সেট করা

নাম ক্ষেত্রটি দুবার যুক্ত করা হয়েছে
নাম ক্ষেত্রটি দুবার যুক্ত করা হয়েছে

15. স্বয়ংক্রিয়ভাবে সব মান ক্ষেত্র বিন্যাস

যখনই আপনি একটি পিভট টেবিলে একটি মান হিসাবে একটি সংখ্যাসূচক ক্ষেত্র যোগ করেন, তখন আপনাকে সরাসরি ক্ষেত্রটিতে নম্বর বিন্যাস সেট করতে হবে। আপনি পিভট টেবিলে যে মানগুলি দেখতে পাচ্ছেন তা সরাসরি ফরম্যাট করতে প্রলুব্ধ হতে পারেন, কিন্তু এটি একটি ভাল ধারণা নয়, কারণ এটি পিভট টেবিলের পরিবর্তনের কারণে নির্ভরযোগ্য নয়। পিভট টেবিল যত বড় বা ছোটই হোক না কেন, ফিল্ডে সরাসরি ফরম্যাট সেট করা নিশ্চিত করবে যে ফিল্ডটি আপনার পছন্দসই ফরম্যাট ব্যবহার করে প্রদর্শিত হবে।

উদাহরণস্বরূপ, একটি পিভট টেবিল অনুমান করুন যা অঞ্চল অনুসারে বিক্রয়ের ভাঙ্গন দেখায়। যখন আপনি প্রথম বিক্রয় ক্ষেত্রটি পিভট টেবিলে যুক্ত করেন, এটি সাধারণ সংখ্যা বিন্যাসে প্রদর্শিত হবে, যেহেতু এটি একটি সাংখ্যিক ক্ষেত্র। অ্যাকাউন্টিং নম্বর ফর্ম্যাটটি নিজেই ফিল্ডে প্রয়োগ করতে:

কীভাবে ফ্ল্যাশ ফিল ব্যবহার করবেন তা এক্সেল করুন
  1. বিক্রয় ক্ষেত্রে ডান ক্লিক করুন এবং মেনু থেকে মান ক্ষেত্র সেটিংস নির্বাচন করুন
  2. প্রদর্শিত মান ক্ষেত্র সেটিংস ডায়ালগে নম্বর বিন্যাস বোতামটি ক্লিক করুন
  3. অ্যাকাউন্টিং এ ফরম্যাট সেট করুন এবং প্রস্থান করতে ঠিক আছে ক্লিক করুন

একটি মান ক্ষেত্রে সরাসরি বিন্যাস সেট করা
একটি মান ক্ষেত্রে সরাসরি বিন্যাস সেট করা

16. যেকোনো মোটের পিছনে ডেটা দেখতে (বা এক্সট্র্যাক্ট) নিচে ড্রিল করুন

যখনই আপনি একটি পিভট টেবিলে মোট প্রদর্শিত দেখবেন, তখন আপনি সহজেই 'ড্রিলিং ডাউন' এর মাধ্যমে মোট ডেটা দেখতে এবং বের করতে পারবেন। উদাহরণস্বরূপ, ধরুন আপনি একটি পিভট টেবিল দেখছেন যা বিভাগ দ্বারা কর্মচারীর সংখ্যা দেখায়। আপনি দেখতে পারেন যে ইঞ্জিনিয়ারিং বিভাগে 50 জন কর্মচারী রয়েছে, তবে আপনি প্রকৃত নামগুলি দেখতে চান। এই সংখ্যাটি তৈরি করে এমন 50 জনকে দেখতে, 50 নম্বরে সরাসরি ডাবল ক্লিক করুন এবং এক্সেল আপনার কর্মপুস্তকে একটি নতুন শীট যুক্ত করবে যাতে 50 জন ইঞ্জিনিয়ার গণনার জন্য সঠিক তথ্য রয়েছে। আপনি পিভট টেবিলে যেখানেই দেখতে পান সেখানে টোটালের পিছনে ডেটা দেখতে এবং বের করার জন্য আপনি একই পদ্ধতি ব্যবহার করতে পারেন।

একটিতে ডাবল ক্লিক করুন
'ড্রিল ডাউন' করতে মোট ডবল ক্লিক করুন

50 ইঞ্জিনিয়ার, স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি নতুন শীটে নিষ্কাশিত
50 ইঞ্জিনিয়ার, স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি নতুন শীটে নিষ্কাশিত

17. যখন আপনার অন্য ভিউ প্রয়োজন তখন আপনার পিভট টেবিল ক্লোন করুন

একবার আপনার একটি পিভট টেবিল সেট আপ হয়ে গেলে, আপনি একই ডেটার একটি ভিন্ন দৃশ্য দেখতে চাইতে পারেন। আপনি অবশ্যই নতুন দৃশ্য তৈরি করতে আপনার বিদ্যমান পিভট টেবিলটি পুনর্বিন্যাস করতে পারেন। কিন্তু যদি আপনি একটি রিপোর্ট তৈরি করছেন যা আপনি একটি চলমান ভিত্তিতে ব্যবহার এবং আপডেট করার পরিকল্পনা করছেন, তাহলে সবচেয়ে সহজ কাজটি হল একটি বিদ্যমান পিভট টেবিল ক্লোন করা, যাতে ডেটার উভয় ভিউ সবসময় পাওয়া যায়।

পিভট টেবিল ক্লোন করার দুটি সহজ উপায় রয়েছে। পিভট টেবিল ধারণকারী ওয়ার্কশীটের নকল করার প্রথম উপায় জড়িত। যদি আপনার একটি শিরোনাম ইত্যাদি সহ ওয়ার্কশীটে একটি পিভট টেবিল সেট আপ থাকে, তাহলে আপনি ওয়ার্কশীটটি একই ওয়ার্কশিপে অনুলিপি করতে ওয়ার্কশীট ট্যাবে ডান ক্লিক করতে পারেন। পিভট টেবিল ক্লোন করার আরেকটি উপায় হল পিভট টেবিল কপি করা, এবং অন্য কোথাও পেস্ট করা। এই পন্থাগুলি ব্যবহার করে, আপনি যত খুশি কপি করতে পারেন।

যখন আপনি এইভাবে একটি পিভট টেবিল ক্লোন করেন, উভয় পিভট টেবিল একই ভাগ করে পিভট লুকানো । এর মানে হল যে যখন আপনি যেকোনো একটি ক্লোন (বা মূল) রিফ্রেশ করবেন তখন সংশ্লিষ্ট সমস্ত পিভট টেবিল রিফ্রেশ হয়ে যাবে।

ভিডিও: কিভাবে একটি পিভট টেবিল ক্লোন করা যায়

18. স্বাধীনভাবে রিফ্রেশ করার জন্য একটি পিভট টেবিল আনক্লোন করুন

আপনি একটি পিভট টেবিল ক্লোন করার পরে, আপনি এমন পরিস্থিতিতে পড়তে পারেন যেখানে আপনি সত্যিই চান না যে ক্লোনটি মূলের মতো একই পিভট ক্যাশে সংযুক্ত হোক। একটি সাধারণ উদাহরণ হল আপনি একটি পিভট টেবিলে একটি তারিখ ক্ষেত্রকে গোষ্ঠীভুক্ত করার পরে, রিফ্রেশ করুন এবং আবিষ্কার করুন যে আপনি ভুলভাবে একই তারিখের ক্ষেত্রটিকে গোষ্ঠীভুক্ত করেছেন অন্য পিভট টেবিল যা আপনি পরিবর্তন করতে চাননি। যখন পিভট টেবিল একই পিভট ক্যাশে ভাগ করে, তারা ফিল্ড গ্রুপিংও ভাগ করে নেয়।

এখানে একটি পিভট টেবিল আনক্লোন করার একটি উপায়, অর্থাৎ, পিভট ক্যাশে থেকে এটি আনলিঙ্ক করুন এটি একই ওয়ার্কশীটে অন্যান্য পিভট টেবিলের সাথে শেয়ার করে:

  1. পুরো পিভট টেবিলটি ক্লিপবোর্ডে কাটুন
  2. একেবারে নতুন কর্মপুস্তকে পিভট টেবিল আটকান
  3. পিভট টেবিল রিফ্রেশ করুন
  4. এটি আবার ক্লিপবোর্ডে অনুলিপি করুন
  5. এটি মূল কার্যপুস্তকে আবার আটকান
  6. অস্থায়ী কাজের বই বাতিল করুন

আপনার পিভট টেবিলটি এখন নিজের পিভট ক্যাশে ব্যবহার করবে এবং ওয়ার্কবুকের অন্য পিভট টেবিলের সাথে রিফ্রেশ করবে না, অথবা একই ফিল্ড গ্রুপিং শেয়ার করবে।

19. অকেজো শিরোনাম পরিত্রাণ পেতে

নতুন পিভট টেবিলের জন্য ডিফল্ট লেআউট হল কম্প্যাক্ট লেআউট। এই লেআউট পিভট টেবিলে শিরোনাম হিসাবে 'সারি লেবেল' এবং 'কলাম লেবেল' প্রদর্শন করবে। এগুলি সবচেয়ে স্বজ্ঞাত শিরোনাম নয়, বিশেষত তাদের জন্য যারা প্রায়ই পিভট টেবিল ব্যবহার করে না। এই অদ্ভুত শিরোনামগুলি থেকে মুক্তি পাওয়ার একটি সহজ উপায় হল পিভট টেবিল লেআউটকে কম্প্যাক্ট থেকে আউটলাইন বা ট্যাবুলার লেআউটে পরিবর্তন করা। এটি পিভট টেবিলকে পিভট টেবিলে শিরোনাম হিসাবে প্রকৃত ক্ষেত্রের নামগুলি প্রদর্শন করবে, যা অনেক বেশি বুদ্ধিমান। এই লেবেলগুলি সম্পূর্ণরূপে পরিত্রাণ পেতে, পিভট টেবিল টুলস রিবনের বিশ্লেষণ ট্যাবে ফিল্ড হেডার নামে একটি বোতাম সন্ধান করুন। এই বোতামে ক্লিক করলে শিরোনাম সম্পূর্ণরূপে নিষ্ক্রিয় হয়ে যাবে।

অকেজো এবং বিভ্রান্তিকর ক্ষেত্রের শিরোনামগুলি লক্ষ্য করুন
অকেজো এবং বিভ্রান্তিকর ক্ষেত্রের শিরোনামগুলি লক্ষ্য করুন

কম্প্যাক্ট থেকে আউটলাইনে লেআউট স্যুইচ করা
কম্প্যাক্ট থেকে আউটলাইনে লেআউট স্যুইচ করা

আউটলাইন লেআউটে ফিল্ড হেডিং অনেক বেশি বুদ্ধিমান
আউটলাইন লেআউটে ফিল্ড হেডিং অনেক বেশি বুদ্ধিমান

20. আপনার পিভট টেবিলের চারপাশে একটু সাদা জায়গা যোগ করুন

এটি একটি সহজ নকশা টিপ। সব ভাল ডিজাইনারই জানেন যে একটি মনোরম ডিজাইনের জন্য একটু সাদা জায়গা প্রয়োজন। হোয়াইট স্পেস মানে শুধু ফাঁকা জায়গা যাতে লেআউট শ্বাস -প্রশ্বাসের ঘর দেয়। আপনি একটি পিভট টেবিল তৈরি করার পরে, বাম দিকে একটি অতিরিক্ত কলাম এবং উপরে একটি অতিরিক্ত সারি বা দুটি সন্নিবেশ করান। এটি আপনার পিভট টেবিলকে কিছু শ্বাস -প্রশ্বাসের ঘর দেবে এবং আরও সুন্দর লেআউট তৈরি করবে। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, আমি আপনাকে ওয়ার্কশীটে গ্রিডলাইনগুলি বন্ধ করার পরামর্শ দিই। পিভট টেবিল নিজেই একটি শক্তিশালী ভিজ্যুয়াল গ্রিড উপস্থাপন করবে, তাই পিভট টেবিলের বাইরে গ্রিডলাইনগুলি অপ্রয়োজনীয়, এবং কেবল ভিজ্যুয়াল গোলমাল তৈরি করবে।

পিভট টেবিলের চারপাশে একটু সাদা জায়গা যোগ করুন
একটু সাদা জায়গা আপনার পিভট টেবিলগুলিকে আরও পালিশ করে তোলে

অনুপ্রেরণা: 5 টি পিভট টেবিল যা আপনি আগে দেখেননি ।

21. সারি এবং কলাম গ্র্যান্ড টোটাল পরিত্রাণ পেতে

ডিফল্টরূপে, পিভট টেবিলগুলি সারি এবং কলাম উভয়ের জন্য মোট দেখায়, কিন্তু আপনি যদি এই টোটাল দুটির একটি না চান তবে সহজেই অক্ষম করতে পারেন। রিবনের পিভট টেবিল ট্যাবে, শুধুমাত্র টোটাল বোতামটি ক্লিক করুন এবং আপনার পছন্দসই বিকল্পগুলি চয়ন করুন।

গ্র্যান্ড টোটাল সক্রিয় এবং নিষ্ক্রিয় করুন
আপনি সারি এবং কলাম উভয়ের জন্য মোট টোটাল অপসারণ করতে পারেন

22. খালি ঘর ফরম্যাট করুন

যদি আপনার একটি পিভট টেবিল থাকে যেখানে প্রচুর ফাঁকা কোষ থাকে, আপনি প্রতিটি ফাঁকা ঘরে প্রদর্শিত অক্ষর নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন। ডিফল্টরূপে, খালি কোষ কিছুই প্রদর্শন করবে না। আপনার নিজের চরিত্র সেট করতে, পিভট টেবিলের ভিতরে ডান ক্লিক করুন এবং পিভট টেবিল বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন। তারপরে নিশ্চিত করুন যে 'খালি কোষগুলি:' চেক করা আছে এবং আপনি যে চরিত্রটি দেখতে চান তা প্রবেশ করুন। মনে রাখবেন যে এই সেটিং প্রয়োগকৃত নম্বর বিন্যাসকে সম্মান করে। উদাহরণ স্বরূপ. যদি আপনি একটি সাংখ্যিক মান ক্ষেত্রের জন্য অ্যাকাউন্টিং নম্বর বিন্যাস ব্যবহার করছেন, এবং একটি শূন্য লিখুন, আপনি পিভট টেবিলে প্রদর্শিত একটি হাইফেন '-' দেখতে পাবেন, যেহেতু অ্যাকাউন্টিং বিন্যাসের সাথে শূন্য মানগুলি প্রদর্শিত হয়।

পিভট টেবিল হিসাব বিন্যাস সহ 0 (শূন্য) হিসাবে খালি ঘর দেখায়
খালি ঘর 0 (শূন্য) প্রদর্শনের জন্য সেট করা এবং অ্যাকাউন্টিং নম্বর বিন্যাস আপনাকে হাইফেন দেয়

23. প্রয়োজনে অটোফিট বন্ধ করুন

ডিফল্টরূপে, যখন আপনি একটি পিভট টেবিল রিফ্রেশ করেন, ডেটা ধারণকারী কলামগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটার সাথে মানানসইভাবে সমন্বয় করা হয়। সাধারণত, এটি একটি ভাল জিনিস, কিন্তু যদি আপনার পিভট টেবিলের সাথে ওয়ার্কশীটে অন্যান্য জিনিস থাকে, অথবা যদি আপনি সাবধানে কলামের প্রস্থ ম্যানুয়ালি সামঞ্জস্য করে থাকেন এবং সেগুলি পরিবর্তন করতে চান না তবে এটি আপনাকে পাগল করতে পারে। এই বৈশিষ্ট্যটি অক্ষম করতে, পিভট টেবিলের ভিতরে ডান ক্লিক করুন এবং পিভটটেবল বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন। বিকল্পগুলির প্রথম ট্যাবে (অথবা ম্যাকের লেআউট ট্যাব), 'আপডেটে অটোফিট কলাম প্রস্থ' টি আনচেক করুন।

উইন্ডোজের জন্য পিভট টেবিল কলাম অটোফিট বিকল্প
উইন্ডোজের জন্য পিভট টেবিল কলাম অটোফিট বিকল্প

ম্যাকের জন্য পিভট টেবিল কলাম অটোফিট বিকল্প
ম্যাকের জন্য পিভট টেবিল কলাম অটোফিট বিকল্প

পিভট টেবিল শিখতে হবে? আমাদের আছে কঠিন ভিডিও প্রশিক্ষণ অনুশীলনের কার্যপত্রক সহ।

লেখক ডেভ ব্রুনস


^